(martin-dm/E+/Getty Images) Heutzutage ist es schwieriger als je zuvor, von der Arbeit Abstand zu nehmen.
Sobald sich eine Person für den Tag abgemeldet hat, verspürt sie möglicherweise den Druck, auf eine E-Mail zu antworten, die außerhalb der Geschäftszeiten auf ihrem Telefon angezeigt wird, auch wenn es sich nicht um eine dringende E-Mail handelt.
Eine neue psychologische Studie von Forschern der London Business School im Vereinigten Königreich und der Cornell University in den USA hat eine einfache E-Mail-Etikette identifiziert, die gesündere Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben setzt und den Stress, „immer online sein zu müssen“, etwas lindert.
Alles, was Sie brauchen, ist ein einziger Satz am Ende einer E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten, der etwa so lautet: „Dies ist keine dringende Angelegenheit, Sie können sich also darum kümmern, wann immer Sie können.“
Im Ernst, das ist es. Und obwohl Sie vielleicht denken, dass die Botschaft unausgesprochen bleibt, ist das nicht der Fall.
Die Ergebnisse stammen insbesondere aus einer Studie, an der 852 Vollzeitbeschäftigte in den Vereinigten Staaten teilnahmen, die zufällig in zwei Gruppen aufgeteilt wurden: den hypothetischen E-Mail-Absender und den hypothetischen E-Mail-Empfänger.
In dem Experiment fragten die Forscher die Absender, wie schnell sie von dem Empfänger ihrer E-Mail eine Antwort erwarteten, während die Empfänger erklärten, wie schnell sie ihrer Meinung nach antworten müssten.
Die Ergebnisse zeigen einen Zusammenbruch der Kommunikation, der zu dem führt, was die Autoren als „E-Mail-Dringlichkeitsbias“ bezeichnen.
Während E-Mail-Absender oft keine schnelle Antwort erwarten, wenn sie eine Anfrage außerhalb der Geschäftszeiten abschicken, neigen E-Mail-Empfänger dazu, diese Nachricht nicht zu „bekommen“. Stattdessen gehen sie oft davon aus, dass alle E-Mails eine schnelle Antwort erfordern, was sicherlich eine stressige Geisteshaltung darstellt.
Die gute Nachricht ist: Wenn ein E-Mail-Absender ausdrücklich angibt, dass eine dringende Antwort nicht erforderlich ist, scheinen die E-Mail-Dringlichkeitsneigung und der daraus resultierende Stress gemildert zu werden.
„Aus praktischer Sicht kann unsere Forschung dazu beitragen, die Ausbreitung ungesunder Arbeitskulturen einzudämmen, in denen sich Mitarbeiter unter Druck gesetzt fühlen, mit ihrer Arbeit verbunden zu bleiben, auch wenn dies nicht von ihnen erwartet wird“, so die Autoren der Studie schreiben .
„Angesichts der Tatsache, dass E-Mails nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz sind und zu den am weitesten verbreiteten Online-Aktivitäten gehören, sollte unser Ziel zur Begrenzung ihrer negativen Auswirkungen nicht unbedingt darin bestehen, weniger E-Mails, sondern bessere E-Mails zu versenden.“
Die Autoren stützten ihre Empfehlungen auf eine Reihe psychologischer Experimente, die an sechs verschiedenen Kohorten durchgeführt wurden.
An der ersten Studie nahmen mehr als 700 in Spanien lebende Angestellte des öffentlichen Sektors teil, die bewerteten, wie zufrieden sie mit ihrer aktuellen Work-Life-Balance sind. Anschließend schrieben sie ihre Erfahrungen mit dem Empfangen oder Versenden von E-Mails außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten auf.
Konkret wollten die Forscher auf einer gleitenden Skala wissen, wie schnell die Teilnehmer erwarteten, dass jemand anderes auf ihre E-Mails antwortet, oder wie wichtig es war, dass sie die E-Mails einer anderen Person in der realen Welt beantworteten.
Wie bei der US-Gruppe ergaben die Ergebnisse eine Diskrepanz in den Erwartungen zwischen Sender und Empfänger. Oft erwartete der Absender keine dringende Antwort, während der Empfänger eher dachte, er müsse sofort antworten.
Die Mitarbeiter, die anfälliger für diesen „E-Mail-Dringlichkeitsbias“ sind, schnitten beim subjektiven Wohlbefinden schlechter ab.
Die zweite Studie untersuchte den möglichen Stress hoher Erwartungen, diesmal bei 251 Teilnehmern, die ebenfalls in hypothetische E-Mail-Empfänger und hypothetische E-Mail-Absender aufgeteilt wurden.
Der E-Mail-Empfänger wurde gebeten, sich vorzustellen, dass er gerade von der Arbeit nach Hause kam und seine E-Mails überprüfte, um eine nicht dringende Nachricht von seinem Kollegen zu finden. Die E-Mail-Absender wurden gebeten, sich das umgekehrte Szenario vorzustellen: Sie wussten, dass ihr Kollege bereits nach Hause gegangen war, aber dass sie am Ende des Tages eine Frage hatten.
Beide Gruppen wurden dann gefragt, wie schnell eine Antwort erwartet wurde. Wieder einmal stellten die Autoren fest, dass die Empfänger davon ausgingen, dass sie schneller reagieren müssten, als die Absender erwartet hatten.
Die dritte Studie umfasste über 600 Teilnehmer und ergab, dass dringende und nicht dringende E-Mails, die außerhalb der Geschäftszeiten versendet werden, relativ gleich behandelt werden. Eine vierte Studie mit 411 Teilnehmern bestätigte, dass E-Mails, die während der Arbeitszeit und außerhalb der Arbeitszeit gesendet werden, ebenfalls ähnlich behandelt werden.
Mit anderen Worten: Alle geschäftlichen E-Mails, unabhängig davon, wann sie gesendet werden und wie dringend sie tatsächlich sind, scheinen für uns dringend zu sein. Diese Dringlichkeit ist nicht unbedingt gut für unsere Gesundheit, insbesondere wenn sie in unsere Freizeit eindringt.
Eine fünfte Studie mit 450 Teilnehmern ergab, dass Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit auf E-Mails das Leben einer Person zusätzlich belasten und ihr allgemeines Wohlbefinden beeinträchtigen können. Tatsächlich scheinen E-Mails, die außerhalb der Arbeitszeit verschickt werden, den Empfänger stärker zu belasten, auch wenn sie nicht dringend sind, als wenn er tatsächlich arbeitet.
Die letzte und sechste Studie war der Höhepunkt all dieser Bemühungen. Es bestätigte die Idee, dass E-Mails, die nach Feierabend verschickt werden, unser Leben zusätzlich belasten können, weil wir das Gefühl haben, sofort antworten zu müssen.
Es wurde auch darauf hingewiesen, dass ein E-Mail-Absender den Stress seiner Kollegen reduzieren kann, indem er in einer E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten sehr deutlich macht, was er möchte und wann er es möchte.
„Nämlich“, die Autoren daraus schließen „Wir haben herausgefunden, dass Absender dazu beitragen können, dass Empfänger weniger Druck verspüren, sofort auf nicht dringende geschäftliche E-Mails zu antworten, die außerhalb der Geschäftszeiten versendet werden, indem sie einfach ihre Erwartungen an die Antwortgeschwindigkeit durch einen Hinweis in ihrer E-Mail deutlich machen, in dem ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass sie keine Antwort erwarten.“ sofort.'
Scheint eine einfache Lösung zu sein.
Die Studie wurde veröffentlicht in Organisatorisches Verhalten und menschliche Entscheidungsprozesse .